maandag 26 oktober 2009

Een uur extra cadeau per dag?

Afgelopen weekend ging de wintertijd in. Hoe heb jij dat extra uurtje gebruikt? Langer uitgeslapen? Je post eindelijk afgehandeld? De zondagkrant helemaal uitgelezen? Extra lang met de hond gewandeld? Eindelijk de losliggende kabels achter de plinten weggewerkt? Of onderstaande tips gelezen om vaker een extra uurtje cadeau te krijgen?

1. Zeg vaker nee
2. Begin met angsten
3. Delegeer
4.  Bepaal het einddoel
5. Wees effectief
6. Opgeruimd bureau
7.  Stoorzenders
8.  Reguleer informatiestromen
9. Vergaderen

1. Zeg vaker nee
In het begin voelt het wellicht onwennig, maar om effectief te kunnen werken is het essentieel dat u dingen niet doet. Zorg dat zowel de vraag als het te bereiken doel helder is voordat u ergens mee akkoord gaat.  Communiceer duidelijk dat u maximale effectiviteit nastreeft. Zo hoeft u minder vaak uit te leggen dat het niet persoonlijk is wanneer u nee verkoopt.

2. Begin met angsten
Nee zeggen tegen een vriendelijk verzoek vraagt voor de meesten onder ons al enige moed. Maar aan het uitstellen van telefoontjes, mails en beslissingen die eng zijn gaat nog meer tijd en energie verloren. Zet ze juist daarom bovenaan de ‘to do list'. Wees proactief. Hoe langer u wacht om een werkelijk probleem aan te pakken, hoe meer tijd u kwijt bent met doordringen tot de kern. 

3. Delegeer
U heeft niet voor niets een team tot uw beschikking. Durf dingen los te laten en besteed ze uit. Besef daarnaast dat iedereen zijn sterke en zwakke punten heeft. Accepteer dat u nooit zult uitblinken in uw zwakke vaardigheden. Besteed die taken daarom, als het even kan, uit. Het spreekt hierbij voor zich dat de kosten van het inhuren van diensten lager moet zijn dan de opbrengsten.

4.  Bepaal het einddoel
Begin met het einddoel voor ogen. Dit geeft een vaste lijn in alle turbulentie van het dagelijks werk. Soms is een doel moeilijk te formuleren, maar noteer zoveel mogelijk meetbare harde punten. Stel daarbij ook prioriteiten. Wat is essentieel, wat is nodig en wat is ruis? 

5. Wees effectief
Wanneer u zo efficiënt mogelijk te werk gaat, betekent dit nog niet dat u het beste resultaat levert. Bepaal met de 80/20 analyse hoe effectief u werkt.  Ruwweg 80 procent van de resultaten boekt u in 20 procent van de tijd. Welke 80 procent van uw tijdsbesteding is relatief nutteloos? Daar zit de -bijna- gratis extra tijd.

6. Opgeruimd bureau
Een opgeruimd bureau zorgt voor een opgeruimd hoofd. Hanteer de clean desk policy. Alleen dat waar u nu mee bezig bent, ligt in het zicht. Dat geldt zeker voor de contraproductieve gele plakmemo's die overal om u heen hangen. Notities horen thuis in uw agenda of to-do-list.

7. Stoorzenders
U wilt er altijd zijn voor uw personeel, maar moet die deur ook altijd open staan? Gooi de deur gerust af en toe dicht. Op die manier komen anderen alleen storen als het belangrijk is. Communiceer ook duidelijk op welke tijdstippen anderen u wel mogen storen voor allerhande vragen.

8.  Reguleer informatiestromen
Veruit de grootste inbreuk op uw effectiviteit is alle informatie die op  u afgevuurd wordt. Bekijk uw mail maximaal twee keer per dag op vaste tijdstippen. Geef uzelf dan een half uur en laat iedereen weten op welke momenten u de mail afhandelt (de meest effectieve mensen schijnen slechts één keer in de week hun mail te checken). Voorkom heilloos heen en weer gemail met als-dan-constructies. ‘Kun jij morgen om drie uur? Zo niet, kun je dan drie alternatieve tijdstippen voorstellen?'

9. Vergaderen
Vergaderen doet u net voor de lunch of aan het eind van de dag. Honger en de eisen van kinderopvang versnellen de besluitvorming.

Conclusie

De allerkortste samenvatting: kies, prioriteer en wees duidelijk. Doe wat u doet goed en snel. Zorg dat anderen doen waar zij net zo goed of beter in zijn. Proactieven halen met minimale inspanning maximaal resultaat en lezen hun mail zelden.

Bron: Sprout, Mariska Habets